Kommunikation



Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Steinbach-Hallenberg

Kommunikation

Hinweise zur elektronischen Kommunikation

Die Stadt Steinbach-Hallenberg bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz (ThürVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.
Die Stadt Steinbach-Hallenberg eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadt Steinbach-Hallenberg und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

Eine Übermittlung von elektronischen Dokumenten über das Internet an die Stadtverwaltung Steinbach-Hallenberg ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:

        1. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die in der Internetpräsentation der Stadt Steinbach-Hallenberg unter sowie auf Geschäftspapieren der Stadt Steinbach-Hallenberg veröffentlichten E-Mail-Adressen.

        2. Möchten Sie Dateien an die Stadtverwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:
        - Adobe Acrobat ab Version 3.0 (.pdf)
        - Rich Text Format (.rtf)
        - Microsoft Word ab Version 2002 (.doc, .docx)
        - Microsoft Excel ab Version 2002 (.xls, .xlsx)
          - nur Text-Formate (.txt)
          - Grafikformate: jpg/.jpeg/.gif/.bmp/.tif
          In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (so genannte Makros) verwendet werden.
        3. Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von zehn Megabyte (MB) beschränkt.
        4. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungs-programme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien werden nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip, *.rar, *.7z etc.) entgegengenommen. In E-Mails mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat, *.com, *.cmd, *.vbs), werden diese Anhänge ungelesen gelöscht.

        5. Bei Nutzung der Zugangseröffnung, wird das Einverständnis vorausgesetzt, dass die E-Mails auf Viren und Spam überprüft wird. E- Mails, die als Viren oder Spam klassifiziert worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht weiter bearbeitet. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation. Wird beim Versenden keine Virenprüfung mit einem aktuellen Virenprogramm durchgeführt, wird daher eine telefonische Rückfrage zum Eingang der Mail empfohlen.

        6. Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist (Viren, Spam, technische Probleme), erfolgt keine elektronische Rückinformation an den Absender. Es ist Angelegenheit des Absenders, bei Bedarf eine Bestätigung des korrekten E-Mail-Eingangs einzuholen.
        7. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt Steinbach-Hallenberg davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegen stehen.

        8. Unterlagen mit steuerrechtsrelevanten Inhalten, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Stornierungen, Gutschriften, werden ausschließlich in Schriftform entgegen genommen.

        9. Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.

        10. Schriftverkehr, der nach geltendem Recht der Schriftform bedarf, ist bis auf Weiteres keine elektronische Übertragungsform zugelassen. Dies gilt auch für fristgebundene Anträge und Erklärungen.

        11. Aus technischen und organisatorischen Gründen kann die Stadt Steinbach-Hallenberg zurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Dies hat zur Folge, dass Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersandt werden. Wir bitten deshalb, in diesen Fällen die papiergebundene Kommunikation zu nutzen.
        12. Die Stadt Steinbach-Hallenberg kann aus technischen und organisatorischen Gründen können zurzeit keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln. Falls vertrauliche Informationen gesendet werden sollen, bitten wir, hierzu die Briefpost zu verwenden.

Kontakt
Stadtverwaltung
Steinbach-Hallenberg
Rathausplatz 2
98587 Steinbach-Hallenberg
036847 / 380-0
036847 / 38010
Bürgerservice
Tourismus