Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten über das Internet an die Stadtverwaltung Steinbach-Hallenberg ist nur unter den folgenden Regelungen zulässig:

1. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die in der Internetpräsentation der Stadtverwaltung Steinbach-Hallenberg unter www.steinbach-hallenberg.de publizierten E-Mail-Adressen.
2. Die Verwaltung nimmt im Rahmen der elektronischen Kommunikation nachfolgende Dateiformate nicht entgegen:
   - Ausführbare Dateien (z.B. *.com, .exe, .bat, .cmd, .msc, .scf etc.)
   - Verpackte Dateien (z.B. *.zip, .7z, . etc.)
   - Veralte Dateiformate (z.B. *.doc, .xls, .ppt etc.)
   Weitere Formate sind nur in Ansprache mit der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sogenannte Makros) verwendet werden.
3. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können im Dateiumfang durch Komprimierungsprogramme verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadtverwaltung nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
4. Um eine ordnungsgemäße Verarbeitung von elektronischen Dokumenten zu gewährleisten werden Nachrichten mit dem Anhang „winmail.dat“ nicht angenommen.
5. Die Gesamtgröße einer E-Mail inkl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von fünf Megabyte (MB) beschränkt.
6. Wenn Sie diese Zugangseröffnung nutzen, so sind Sie damit einverstanden, dass ihre E-Mail auf Viren und Spam überprüft wird. E-Mails, die als Viren klassifiziert worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht weiter bearbeitet. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation. Wird beim Versenden keine Virenprüfung mit einem aktuellen Virenprogramm durchgeführt, wird daher eine telefonische Rückfrage zum Eingang der Mail empfohlen. Bitte beachten Sie, dass die Übersendung per E-Mail/Internet grundsätzlich als unsicher eingestuft wird und Daten von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können. Schutzwürdige Daten sollten Sie deshalb auf dem normalen Postweg versenden. E-Mails, die in HTML-Form versendet werden und Skripte enthalten, werden ebenfalls abgewiesen, da damit verschiedene Aktionen unbemerkt ausgeführt werden können.
7. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadtverwaltung davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
8. Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.
9. Bei Schriftverkehr, der nach geltendem Recht der Schriftform bedarf, ist bis auf Weiteres keine elektronische Übertragungsform zugelassen. Dies gilt auch für fristgebundene Anträge und Erklärungen.
10. Die Entgegennahme von Dokumenten mit elektronischer Signatur ist derzeit nicht möglich.
11. Verschlüsselte E-Mails oder Dateianhänge (Attachments) von E-Mails, die verschlüsselt worden oder mit einem Kennwort geschützt sind, werden nicht entgegengenommen. Bitte senden Sie der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt bzw. heruntergeladen werden muss. Diese Form der Nachrichten wird von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen.
    
    Diese Bestimmungen gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Steinbach-Hallenberg, nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden und Ämtern. Im Übrigen verweisen wir auf die weiteren Regelungen des § 3a Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz (ThürVwVfG) zur Elektronischen Kommunikation.